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Bilan Bill.com : L'une des meilleures plateformes comptables !

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Les principales plateformes de comptabilité en ligne offrent des outils simples pour envoyer des factures et payer des paiements. C'est beaucoup pour de nombreuses entreprises, mais Bills.com est disponible pour ceux qui en ont besoin de plus. Il automatise les comptes créditeurs et débiteurs à l'aide d'un flux de travail de pointe qu'aucun concurrent ne fournit. Les factures peuvent être importées par vous dans votre fichier d'entreprise et Bill.com les transforme en enregistrements électroniques. Les factures sont payées par voie électronique ou par chèque papier après avoir été approuvées par le personnel désigné. La facturation est tout aussi simple. Bill.com fonctionne bien seul, mais si vous utilisez une solution comptable, telle que QuickBooks Online, Xero ou une application de milieu de gamme, vous pouvez connecter les deux et synchroniser toutes les transactions.

Bill.com est un outil utile pour les petites entreprises, mais ce n'est pas une solution traditionnelle de comptabilité en partie double. S'il s'agit d'une erreur pour l'un, il semblera qu'il manque des éléments cruciaux tels que l'inventaire et la masse salariale. Bill.com, quant à lui, est une plateforme de paiement pour les entreprises. Depuis notre dernière évaluation, le service a gagné de nouvelles fonctionnalités et améliorations, ce qui en fait un gagnant. Nous aimons l'interface utilisateur entièrement repensée, les applications mobiles améliorées et les alternatives de paiement supplémentaires, comme celle qui promet une heure de livraison à 6h00 si vous effectuez un paiement avant 10h00.

Tarifs et abonnements de Bill.com

Bill.com propose quatre niveaux de tarification : Essentials (39 $ par personne et par mois), Team (49 $ par personne et par mois), Corporate (69 $ par personne et par mois) et Enterprise (99 $ par personne et par mois) (tarification personnalisée).

Tarification de Bill.com

La gestion des comptes clients ou des comptes fournisseurs, les approbations et les signatures, l'importation et l'exportation de données spécifiques et l'assistance par e-mail/chat sont tous inclus dans le package Essentials. Les rôles d'utilisateur personnalisés, ainsi que la possibilité d'établir un lien avec QuickBooks, QuickBooks Online et Xero, sont disponibles avec le forfait Team. Vous pouvez gérer à la fois les comptes débiteurs et les comptes créditeurs avec le plan d'entreprise. Le niveau Enterprise se connecte aux plates-formes comptables de niveau intermédiaire telles qu'Oracle NetSuite et Sage Intacct.

Les prix de Bill.com ne peuvent pas être différenciés de ceux d'applications similaires car il n'y en a pas. La société considère ses concurrents comme des entreprises qui n'ont pas encore automatisé leur comptabilité, dont plusieurs millions aux États-Unis seulement.

Configuration et installation de Bill.com

Si vous pouvez suivre cette série d'étapes, vous pouvez utiliser Bill.com. Le site vous guide ensuite à travers un processus similaire pour soumettre une facture, créer un dossier client, etc., bien que ces étapes soient facultatives. Passez simplement à la page des paramètres pour configurer des zones supplémentaires de votre compte Fournisseurs, Clients et Comptabilité.

La plupart des autres sites Web financiers que j'ai consultés ne recommandent pas d'effectuer des transactions aussi tôt. Je recommande normalement aux nouveaux utilisateurs de commencer par établir des préférences et de créer des enregistrements avant de commencer à travailler.

Configuration de Bill.com

Dans Bill.com, le processus impliquerait une multitude de tâches, telles que la connexion du site à votre logiciel de comptabilité. Si vous utilisez Bill.com seul, vous pouvez importer des fichiers CSV, notamment des bases de données de clients et de fournisseurs, des articles, des comptes, etc.

Les rôles d'utilisateur vous permettent de contrôler qui a accès à quelles factures. Plusieurs rôles d'utilisateur sont disponibles pour les administrateurs, les comptables, les commis, les approbateurs et autres. Des politiques peuvent également être établies pour contrôler les approbations de factures. Par exemple, vous pouvez décider que certaines factures ne nécessitent pas d'approbation et peuvent simplement être payées. En vous guidant à travers les étapes de base dès le départ, vous apprendrez à quel point il est simple de respecter le flux de travail. Donc, avant de commencer à jouer avec des paramètres supplémentaires sur Bill.com, c'est une bonne idée de se familiariser avec les principales fonctions du site.

Navigation dans Bill.com

Bill.com propose cinq cases sur la page Présentation : Factures à payer, Factures ouvertes, Approbations de factures, Paiements entrants et Paiements sortants. Ils affichent un résumé de ce qui est dû, en retard et à venir. Avoir ces informations au premier plan lorsque vous vous connectez pour la première fois vous fait gagner du temps et peut vous aider à détecter des transactions que vous auriez pu manquer autrement.

Navigation de Billcom

Basculez vers le haut une fenêtre verticale droite contenant votre liste de tâches et d'autres tâches nécessitant une attention particulière. Par exemple, les factures qui ne respectent pas les critères d'approbation de votre entreprise. Lorsque vous cliquez sur ces tâches et que vous les terminez, la suppression de la liste a lieu. L'outil de navigation de Bill.com a été entièrement repensé depuis ma dernière évaluation, et il est maintenant beaucoup plus élégant et utilisable. Dans le volet vertical de gauche, une séquence de petites icônes apparaît. Lorsque vous survolez cette liste, une liste supplémentaire avec des descriptions textuelles correspondantes pour chaque icône apparaît. Lorsque vous cliquez sur le lien du haut, Actions, un menu d'activités auquel vous pouvez accéder immédiatement à partir de là apparaît (Saisir une facture, envoyer une facture, etc.). Tous les autres choix de ce menu vous mèneront aux sections principales du site.

Le premier composant est divisé en trois parties : Présentation, Boîte de réception et Documents. Les deux sections suivantes sont les dettes et les créances. Le survol d'une entrée de menu pouvant renvoyer vers de nombreuses pages liées ouvre un sous-menu. Vous ne devriez avoir aucun problème à afficher ou à saisir des informations une fois que vous êtes sur un écran de travail. Bill.com utilise des modèles de navigation et de saisie de données conventionnels, tels que des menus déroulants, des champs à remplir et des liens vers des pages connexes.

Sécurité de Bill.com

L'une des critiques les plus véhémentes de Bill.com est sa liste de factures impayées. Vous pouvez examiner le statut d'approbation de chaque facture en un coup d'œil et payer en masse les factures approuvées si vous y êtes autorisé. Si vous avez besoin de voir une facture avant de la payer, vous pouvez ouvrir le dossier et toutes les factures originales qui existent en cliquant sur le numéro de facture.

bill.com

Pour accéder à la piste d'audit, cliquez sur Plus d'actions sur cet écran. Cette page comprend un enregistrement complet de chaque fois qu'un employé a «touché» la facture. Il détaille l'action entreprise, qui l'a prise et quand elle a été prise. Il explique quel est le problème et quels champs sont efficaces. Lorsque de nombreux employés ont accès à des outils d'approbation et de paiement, ce niveau de sécurité est nécessaire.

Obtention du paiement

Bill.com a commencé comme un site Web réservé aux comptes fournisseurs, mais il incluait depuis longtemps la capacité des comptes clients. Le site Web comprend suffisamment de capacités de comptes clients pour une petite entreprise qui n'a pas besoin de maintenir un inventaire pour gérer ses comptes clients. Vous pouvez suivre vos interactions avec les clients en créant des fiches clients, que vous pouvez ensuite utiliser dans les factures. Les sous-clients et les notes de crédit sont également disponibles, et Bills.com propose une piste d'audit pour les créances comparable à celle des dettes.

bill.com

Il est simple de créer une facture. Si vous utilisez le formulaire par défaut proposé, vous le remplissez en sélectionnant des options dans les menus déroulants et en saisissant des données dans les champs désignés. Vous avez le choix entre trois modèles, chacun pouvant être personnalisé en ajoutant ou en supprimant des champs standard. Ces possibilités de terrain sont tout aussi étendues que celles que l'on trouve sur la plupart des sites Web de comptabilité. Les factures peuvent inclure des éléments tels que la taxe de vente, les remises et les paiements. Les pièces jointes sont disponibles et la livraison par courrier électronique des formulaires complets. Des factures récurrentes sont également possibles.

Les clients peuvent autoriser le paiement des factures que vous avez émises en se connectant à un portail protégé par mot de passe. Ils peuvent également autoriser les paiements automatisés à partir de leurs comptes bancaires ou de leurs cartes de crédit, ce qui peut vous aider à être payé plus rapidement mais doit être configuré avec soin. Les comptes clients de Bill.com ne sont pas aussi compliqués que les comptes fournisseurs du site, mais ils n'ont pas à l'être. Les outils fournis sont adéquats pour une petite entreprise avec des exigences de facturation simples. De plus, si vous utilisez le site en conjonction avec une application de comptabilité, vous établirez très probablement vos factures dans l'autre programme.

Conclusion

Bill.com est dans une catégorie à part. Aucun autre service n'offre une combinaison comparable de fonctionnalités pouvant être utiles en tant qu'application autonome ou intégrées de manière transparente aux principaux logiciels de comptabilité. Bills.com ne prétend pas être une solution comptable à part entière pour les petites entreprises. Au contraire, cela va au-delà des services de comptabilité en partie double dans les divisions créditeurs et débiteurs.

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